Makalah Fungsi Manajemen Khususnya Perencanaan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang masing-masing melakukan pekerjaan khusus perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang memengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

Salah satu point penting di dalam manajemen adalah mengenai fungsi dari manajemen tersebut, dan pada kesempatan kali ini penulis akan memaparkan mengenai fungsi manajemen khususnya PERENCANAAN (PLANNING) yang telah penulis rangkai di dalam bab pembahasan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Pengertian Perencanaan

2.      Tahapan dasar dalam perencanaan

3.      Asas- asas perencanaan (principles of planning)

4.      Keuntungan dan kerugian perencanaan

5.      Syarat-syarat perencanaan

C.    Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui :

1.      Apa Pengertian dari Perencanaan

2.      Apa saja tahapan-tahapan dalam perencanaan

3.      Apa saja asas-asas yang ada dalam perencanaan

4.      Apa keuntungan dan kerugian dari perencanaan

5.      Apa yang menjadi syarat dalam perencanaan

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN PERENCANAAN

Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau  mengawasi , mereka harus  membuat rencana- rencana yang memberikan  tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan , manajer membutuhkan “ apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya” . Jadi , perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan , kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan , serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Perencanaan diproses oleh perencana (planner), hasilnya menjadi rencana (plan). Jadi, Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana.

Beberapa pengertian perencanaan yang di kemukakan oleh para ahli, yaitu diantaranya sebagai berikut :

1.      Louis A. Allen

Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.

Artinya :

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang di inginkan.

2.      Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of objectives, policies, procedures, and programs.

Artinya :

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosesdur-prosedur, program-program dari alternative-alternatif yang ada.

3.      Billy E. Goets

Planning is the fundamentally choosing and a planning problem arises only when alternative course of action is discovered.

Artinya :

Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatif-alternatif.

B.     TAHAPAN DASAR DALAM PERENCANAAN

Setiap kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut ini:

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan .

Perncanaan dimulai dengan     keputusan- keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja . Tanpa rumusan tujuan yang jelas , organisasi akan menggunakan sumber daya nya secara tidak efektif.

Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini .

Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan , adalah sangat penting , karna tujuan dan rencana  menyangkut waktu yang akan datang .

Tahap 3 :  Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan .

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi  dalam mencapai tujuan.

Tahap 4 : Mengembangkan  rencana atau serangkaian kegiatan untuk

                  pencapaian tujuan .

Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatife kegiatan untuk  pencapaian tujuan,  penilaian alternatife – alternatife tersebut dan pemilihan al- ternatif terbaik ( paling memuaskan ) di antara berbagai alternatife yang ada.

C.    ASAS- ASAS PERENCANAAN (PRINCIPLES OF PLANNING)

1.      Principle of contribution to objective

2.      Principle of efficiency of planning

3.      Principle of primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan)

4.      Principle of pervasiveness of planning premise (asas pemerataan perencanaan)

5.      Principle of planning premise (asas patokan perencanaan)

6.      Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja)

7.      Principle of timing (asas waktu)

8.      Principle of planning communication (asas tata hubungan perencanaan)

9.      Principle of alternative (asas alternatife)

10.  Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor)

11.  The commitment principle (asas keterkaitan)

12.  The principle of flexibility (asas fleksibilitas)

13.  The principle of navigation change (asas ketetapan arah)

14.  Principle of strategic planning (asas perencanaan strategis)

Alasan-alasan di perlukannya perencanaan

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan . Perencanaan dilakukan untuk  mencapai  :

1)      “ protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan , dan

2)      “ positive benefits “ dalam bentuk  meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan perencanaan (objective of planning)

1.      Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

2.      Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

3.      Perencanaan adalah suatu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan dating.

4.      Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

5.      Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

6.      Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

7.      Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.

9.      Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.

D.    KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN

Kuntungan Perencanaan

1.      Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objective dan rasional.

2.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur, dan ekonomis.

3.      Perencanaan akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

4.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.

5.      Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.

6.      Perencanaan dapat memperkecil resiko yang di hadapi perusahaan.

7.      Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merangsang prestasi kerja.

9.      Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

10.  Dengan perencanaan dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.

Kerugian Perencanaan

1.      Perencanaan akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

2.      Perencanaan menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, padahal dalam keadaan yang darurat perlu diambil keputusan yang cepat.

3.      Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang, belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan dating.

4.      Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.

5.      Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

E.     SYARAT-SYARAT PERENCANAAN

Syarat-syarat perencanaan yang baik, yaitu :

1.      Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan sejelas-jelasnya.

2.      Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data dan fakta.

3.      Menetapkan beberapa alternatife dan premises-nya

4.      Putuskanlah suatu keputusan yang menjadi rencana.

Prosedur perencanaan

Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1.      Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah, usaha, dan tujuan yang akan direncanakan itu.

2.      Mengumpulkan data, informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.

3.      Menganalisis dan mengklarifikasi data, informasi dan fakta serta hubungan-hubungannya.

4.      Menetapkan perencanaan dan hambatan-hambatan serta hal-hal yang mendorongnya.

5.      Menentukan beberapa alternatife.

6.      Pilihlah rencana yang baik dari alternatife-alternatif yang ada.

7.      Tetapkanlah urutan-urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan itu.

8.      Laksanakanlah pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan

Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan (basic question of planning) yang harus dijawab oleh perencana yaitu : what, why, where, when. Who, and how disingkat 5W+ H.

      Pertanyaan-pertanyaan ini harus dijawab secara ilmiah, artinya atas hasil analisis data, informasi, dan fakta, supaya rencana yang dibuat itu relative baik, pelaksanaannya mudah dan tujuan yang diinginkan akan tercapai.

Louis A.Allen

      Ia mengemukakan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam fungsi-fungsi perencanaan, yaitu : forecasting (peramalan), establishing objectives (penetapan tujuan), programming (pemrograman), scheduling (penjadwalan), budgeting (penganggaran), developing procedure (pengembangan prosedur), establishing and interpreting policies (penetapan dan penafsiran kebijaksanaan).

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Dari beberapa penjelasan di atas penulis dapat mengambil sebuah kesimpulan bahwa Perencanaan atau Planning, adalah proses yang menyangkut upaya yang dilaku-kan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (Who), kapan (When), dimana (Where), mengapa (why) dan bagaimana (How).

B.     SARAN

Alhamdulillah Akhirnya Tugas ini dapat terselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Hal ini tak lepas dari berkah yang diberikan oleh Allah SWT, yang telah memberikan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas makalah ini. Namun penulis juga menyadari bahwa dalam penyelesaian Tugas  ini masih banyak terdapat kesalahan, Karena penulis hanyalah Manusia yang tak pernah luput dari kesalahan. Oleh karena itu mohon Kritikan dan saran dari pembaca demi perbaikan makalah Yang selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu s.p, Manajemen : Dasar, Pengertian, dan Masalah, Jakarta :

            PT Bumi Aksara, 2004.

T.Hani Handoko, Manajemen, Yogyakarta : BPFE - Yogyakarta, 1984.